Gode skilte en del af optimal service

Skiltningen - wayfinding - var en vigtig del af det vellykkede EU-formandskab, som Forum Horsens i foråret var ramme om.

Horsens har det seneste årti gennemgået en bemærkelsesværdig transformation fra fængsels by til Jyllands kulturelle hovedstad. Et foreløbigt højdepunkt blev nået, da byen i foråret også blev storpolitisk centrum i forbindelse med Danmarks EU-formandskab.

Med Hotel Opus i spidsen lykkedes det nemlig at få placeret en hel række af de politiske møder i byen. Nærmere bestemt i Forum Horsens, som udenbys besøgende mest kender som koncertsted for et bredt udvalg af musikoplevelser med for eksempel Depeche Mode, Deep Purple og Scooter samt Hansi Hinterseer, Dolly Parton og Semino Rossi.

Til daglig bliver Forum Horsens brugt af hele byen - fra Superliga-holdet AC Horsens til skolebørnenes idrætstimer. Derfor kunne den daglige skiltning ikke bruges, da EU-formandskabet rykkede ind. Det giver ikke så meget mening at skilte mod tribunepladser og omklædningsrum, når EU-ministrene skulle samles i plenar-salen og til det traditionsrige "familiefoto." 

Gode skilte en del af optimal service

Fra Hotel Opus var Brian Pedersen projektleder.

3 PILE LILLE Som en del af forberedelsen, tog vi selv til Polen, som havde formandskabet inden Danmark. Vi var tre personer, og vi brugte næsten en time bare på at komme ind, og vi var hele tiden usikre på, om vi egentlig var på rette vej.

Derfor var han slet ikke i tvivl om, at skiltningen skulle være 100 pct. i orden, når formandskabet kom til Horsens.

3 PILE LILLE God skiltning er en del af at yde den optimale service til gæsterne. Det er et irritationsmoment, hvis man har lidt småtravlt og går forkert.

Planlægningen foregik blandt andet i samarbejde med Udenrigsministeriets logistikenhed. Her er Nanna Robdrup fuldmægtig:

3 PILE LILLE På forhånd havde vi fra ministerierne mange bekymringer, for vi syntes, at Forum Horsens var vildt stor og uoverskuelig.

3 PILE LILLE Men da vi så skiltningen, blev vi helt rolige. For man kunne simpelthen ikke fare vild med den skiltning.

Nanna Robdrup understreger, at god skiltning er et meget vigtigt redskab for mødekoordinatorerne:

3 PILE LILLE Hvis skiltningen ikke er i orden, kræver det, at der er folk i huset konstant for at forklare, hvor gæsterne skal gå hen. Det er en enorm arbejdsbyrde at have folk stående alle steder.

>> Det er desuden vigtigt for gæsternes følelse af tryghed i så stort et hus, som de ikke kender, at de kan finde rundt. 

Skilte til forskellige zoner

Det var en stor udfordring at skilte hele Forum Horsens, for der var i alt 45 lokaler i brug under topmødet. En ekstra udfordring var de zoner, et topmøde er delt i: Gul Zone, hvor alle måtte komme. Blå Zone for de delegerede og Rød Zone, som kun var for ministre.

Man skulle vel at mærke kunne komme fra en Gul Zone til en anden Gul Zone uden at skulle krydse en blå eller rød Zone.

3 PILE LILLE Så en del af wayfindingen var også at informere, så alle vidste, hvor den korteste og mest hensigtsmæssige vej var, forklarer Brian Pedersen og tilføjer:

3 PILE LILLE Jeg vidste, at for Marianne Beuchert fra Idéskilte i Horsens er skilte ikke bare skilte. Jeg havde nemlig tidligere samarbejdet med Marianne i forbindelse med skiltning på Hotel Opus og i Munkebjerg-Gruppen, som Hotel Opus er en del af.

3 PILE LILLE Marianne har stor viden om, hvordan folk tænker og bevæger sig rundt i et hus.  Den viden bruger hun til at skabe den optimale skiltning, så gæsterne ikke farer vild.

Nanna Robdrup siger:

3 PILE LILLE Marianne Beuchert fra Idéskilte snakkede meget om wayfinding, og i begyndelsen vidste jeg faktisk ikke helt, hvad det var. Men det gik hurtigt op for mig, hvor vigtigt wayfinding er.

3 PILE LILLE For Marianne sagde "lad os gå turen og se, hvilke behov man har, når man bevæger sig rundt her." Det handlede for eksempel om en detalje som at få skiltene rigtigt placeret på væggene, så gæsterne faktisk så, at de var der.

3 PILE LILLE Der skulle skabes et naturligt flow, så gæsterne naturligt blev ledt fra det ene skilt til det andet uden at blive i tvivl om, hvor de var, eller om de var på rette vej.

3 PILE LILLE Omvendt var der områder, hvor alle ikke behøvede at kunne finde rundt  - tolkenes lounge var et eksempel på det.

3 PILE LILLE Vi brugte Marianne rigtig meget i forhold til at vurdere behovene, siger Nanna Robdrup.

Ingen ministre fór vild

Brian Pedersen fra Hotel Opus roser samarbejdet med Idéskilte.

3 PILE LILLE Jeg oplevede Marianne som meget åben, fleksibel og konstruktiv. Det var en krævende opgave, hvor vi ofte ringede i sidste øjeblik, og de hurtigt skulle være klar med en god løsning. Der blev taget beslutninger meget hurtigt.

3 PILE LILLE Jeg kunne helt sikkert finde på at bruge Idéskilte igen. Det er der ingen tvivl om. Idéskilte har levet op til mine forventninger og mere til. Der er ingen grund til at lede efter andre, når man har et samarbejde, som fungerer 100 pct.

Nanna Robdrup fra Udenrigsministeriet fremhæver også samarbejdet med Idéskilte som en positiv oplevelse:

3 PILE LILLE Jamen, jeg tror, jeg ringede til Marianne dagligt. Men jeg følte aldrig dårlig samvittighed, for hun tog sig altid tid og sagde "det har jeg da sat tid af til -  det skal du ikke tænke på, jeg er vant til store projekter". Det er vigtigt, at man har den følelse i så stort et projekt, for der vil hele tiden opstå noget.

Nu er EU-topmødet i Horsens slut, og Brian Pedersen og Nanna Robdrup kan konstatere, at alt klappede som det skulle. Ingen ministre er blevet fundet vandrende forvildet rundt på gangene.

 

Lad os tage en snak

Mb

Marianne Beuchert

Rådgivning og konceptudvikling
t: 76 26 61 12
m: 28 40 85 93
Vokseværk